+COMO PREPARAR, ORGANIZAR E DIRIGIR UMA
ASSEMBLÉIA ORDINÁRIA DE UM LIONS CLUBE
PDG MJF ANTONIO DOMINGOS ANDRIANI (*)
A
assembleia ordinária de um Lions Clube também deve primar pela observância do
protocolo leonístico. Este, se
observado, servirá não apenas para aprimorar a prática leonística como,
igualmente, para fazer com que a reunião transcorra de forma ágil e num clima
agradável e de elevada grau de companheirismo.
Com o intuito exclusivo
de procurar colaborar, sugiro a seguir um roteiro daquilo que, no meu modesto
entendimento, deve ser o desenvolvimento de uma assembleia ordinária do Clube:
Ato n.º 1: No horário estabelecido o Presidente
ou a Presidente bate o sino.
Comentário:
Os membros do Clube devem fazer o possível e comparecer no local da
reunião com alguns minutos de antecedência.
Horário foi feito para ser cumprido.
É preciso acabar com o desagradável costume de se marcar uma reunião
para as 20:00 horas e ela comece pelo menos meia hora depois. Deve-se, acima de tudo, respeitar aqueles que
sempre chegam no horário. No horário
determinado pela convocação, o Presidente ou a Presidente deve bater o sino e
iniciar os trabalhos. Aqueles que
eventualmente chegarem após o início da reunião devem se acomodar em silêncio,
evitando, inclusive, qualquer tipo de cumprimento para não atrapalhar o
andamento dos trabalhos.
Ato n.º 2:
O Presidente ou a Presidente abre os trabalhos: “Invocando a Deus, e pela grandeza do Brasil,
declaro aberta esta assembleia ordinária do nosso Clube.”
Comentário: Depois da abertura protocolar, será
sempre elegante o Presidente ou a Presidente solicitar um minuto de silêncio
pela paz mundial e pelo registro de algum acontecimento que, eventualmente,
tenha envolvido algum associado ou seus familiares e que mereça a solidariedade
do Clube.
Ato n.º 3:
O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que os presentes
permaneçam em pé (e não de pé – pois quem está sem pé infelizmente é deficiente
físico), e convida algum Companheiro, Companheira ou Domadora para que proceda
a Invocação a Deus.
Comentário:
O indicado ou indicada para a missão não deve repetir a expressão
“Invocação a Deus”. Esta já foi
solicitada pelo Presidente ou pela Presidente.
Está existindo, em nosso meio uma diversidade muito grande de
invocações. No leonismo, porém, deve ser
proferida aquela usual e que foi adotada oficialmente no leonismo brasileiro,
aprovada durante a 29.ª Convenção Nacional de Lions Clubes do Brasil, realizada
em maio de 1982 na cidade de Balneário Camboriú/SC. Trata-se de um monólogo de fé, que nos
inspira e conduz aos mais elevados ideais do leonismo. Durante a leitura da Invocação, os presentes
devem se manter com postura firme e respeitoso silencio, e, ao final, repetirem
“Assim seja!”.
Ato n.º 4:
O Presidente ou a Presidente bate o sino, solicita que os presentes
permaneçam em pé, e convida todos para entoarem a primeira estrofe e coro do
Hino à Bandeira.
Comentário:
Durante a entoação da primeira estrofe e coro do hino, na forma
oficial da letra de Olavo Bilac e música de Francisco Braga, os presentes devem
cantar com moderação, com os braços estendidos junto ao corpo (alguns preferem
colocar a mão direita posta à altura do coração, o que também é regulamentar),
e dentro da maior mobilização possível.
Nota-se, muitas vezes, a falta de respeito de alguns participantes
quando da entoação do hino: uns olham para o teto, outros para o
chão, alguns para os lados, e tem aqueles que chegam a conversar ou, até mesmo,
coçar esta ou aquela parte do corpo. O
posicionamento de cada um deve ser firme e respeitoso, sempre olhando
diretamente para o Pavilhão Nacional.
Ato n.º 5:
O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que todos ocupem
seus lugares.
Comentário:
Cerca de um minuto é mais que suficiente para que todos se acomodem
e se coloquem em posição para participar da assembleia.
Ato n.º 6: O Presidente ou a Presidente bate o
sino e solicita ao CL Secretário ou CaL Secretária para proceder a leitura da
ata da reunião anterior e das correspondências recebidas entre a última e à
presente assembleia.
Comentário:
Depois da leitura da ata pelo Secretário ou Secretária, o Presidente
ou a Presidente indaga dos participantes se existe alguma correção ao acréscimo
a ser feito no documento. Se houver,
solicita que o Secretário ou a Secretária registre. Depois, o Presidente ou a Presidente submete
à aprovação da assembleia o texto da ata, inclusive com as retificações ou
acréscimo que houver. Se aprovado, o
Presidente ou a Presidente solicita ao Secretário ou Secretária que registre a
aprovação, indicando se foi por unanimidade ou por maioria. Na sequência, o Secretário ou Secretária
informa sobre as correspondências recebidas no período, registrando em ata uma
síntese das mesmas. Deve-se recordar,
sempre, que a ata representa a memória do Clube e a sua história e, portanto,
tudo deve ser registrado. O Secretario
ou a Secretária informa, também, sobre o quórum registrado na assembleia.
Ato n.º 7:
O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que o CL
Tesoureiro ou a CaL Tesoureira faça as comunicações sobre as finanças do Clube
e leitura do balancete mensal, se houver, comparando receitas e despesas.
Comentário:
O Tesoureiro ou a Tesoureira comenta a situação financeira do
Clube. Sempre é bom lembrar que o
Tesoureiro ou a Tesoureira não é o “cobrador
do Clube”. Deve ser procurado e não
procurar os interessados para que cumpram suas obrigações junto à
tesouraria. Todas as movimentações ou
pagamentos efetuados pelo Tesoureiro ou pela Tesoureira devem ser reportados ao
Secretário ou à Secretária, através de fotocópias, para que conste na ata dos
trabalhos e sejam anexadas ao Informe Mensal de Atividades do Clube.
Ato n.º 8:
O Presidente ou a Presidente bate o sino e passa a palavra ao
Diretor Social para que este reporte os fatos relacionados com a sua pasta.
Comentário:
O Diretor Social deve anunciar os aniversariantes e datas
comemorativas do período, anunciar as programações do Clube e prestar contas
dos eventos realizados no período anterior.
Sempre é bom lembrar que os eventos do Clube são programados pela sua
Diretoria, competindo à assembleia aprova-los ou não. Havendo presença de convidados ou visitantes
na assembleia, compete ao Diretor Social fazer a saudação em nome do Clube
Ato n.º 9:
O Presidente ou a Presidente bate o fino e passa a palavra para o
Diretor de Associados a fim de que ele comente as atividades da sua área.
Comentário:
É importante a atuação do Diretor de Associados na estabilidade do
quadro social do Clube. Ele deve
incentivar Companheiros e Companheiras para viabilizar a apresentação de novos
associados. Deve orientar os padrinhos
para que deem acompanhamento leonístico aos novos associados, integrando-os nas
atividades do Clube e acompanhando o desenvolvimento de cada um. Se, durante a assembleia, estiver presente
algum candidato a associado já aprovado, o Diretor de Associados deve comandar
uma auto apresentação dos presentes, que deve ser simples e objetiva.
Ato n.º 10:
O Presidente ou a Presidente bate o sino e concede a palavra aos
demais Diretores do Clube (Diretor de LCIF, Diretor de GLT, Diretor de GMT,
Diretor de GST e Diretor de Comunicação e Marketing), para que os mesmos,
desejando, usem a palavra para comentar eventuais registros em suas pastas.
Comentário:
É importante que os Diretores informem aos membros da assembleia
sobre os fatos que estejam ocorrendo em suas pastas. Os associados precisam e devem conhecer o que
acontece nos bastidores do Clube, do Distrito e de Lions Internacional e se
mantenham informados, inclusive para opinarem e dar sugestões.
Ato n.º 11:
O Presidente ou a Presidente bate o sino e convida o Companheiro, a
Companheira ou a Domadora previamente convocada para proceder a instrução
leonística.
Comentário:
A instrução leonística é a forma de se manter os Associados do
Clube, independentemente do tempo de afiliação de cada um, atentos e
conscientes a respeito da filosofia do movimento leonístico, das leis que o
regem, da sua organização e, acima de tudo, da importância do nosso
envolvimento com o legado que nos foi deixado pelos fundadores. E uma das formas de manter viva essa chama de
ideais é incentivar e incrementar a realização de instrução leonística durante
as assembleias. O autor da instrução
leonística deve, preferencialmente, traze-la por escrito, para que, ao final,
uma cópia seja entregue ao Secretário ou à Secretária a fim de constar da ata a
ser encaminhada à Governadoria juntamente com o Informe Mensal de Atividades. O Presidente ou a Presidente, em cada
assembleia, deverá convidar algum dos seus membros para proferir a instrução
leonística da assembleia seguinte.
Ato n.º 12:
O Presidente ou a Presidente bate o sino e declara jaula aberta.
Comentário:
A jaula aberta é a parte prática da assembleia. Nesta ocasião, o Presidente ou a Presidente
comenta sobre os assuntos que ficaram em pendência e quais as soluções
encontradas ou providências tomadas;
propõe, com base em sugestões apresentadas, atividades que poderão ser realizadas; indica medidas que o Clube poderá
adotar junto às autoridades para solução de determinados problemas existentes
na comunidade, entre outros. Todos os
assuntos sugeridos ou medidas a serem tomadas devem ser aprovadas pela assembleia. Durante a jaula aberta, o Presidente ou a
Presidente deverá comandar a participação dos membros presentes à assembleia,
solicitando que as participações sejam feitas uma a uma, individualmente, a fim
de evitar choques de comentários ou discussões que possam tumultuar os
trabalhos. E essa atuação do Presidente
ou da Presidente é de relevante importância, pois depende deles cuidar da forma
e condução dos assuntos que estiverem sendo discutidos, evitando que a reunião
se torne excessivamente burocrática, prolixa e cansativa. O Presidente ou a Presidente deve se esmerar
em descomplicar a assembleia e torna-la mais eficiente e objetiva, ou seja,
mais agradável. Querer mudar o protocolo
ou inovar sem medir as consequências é deixar de lado os procedimentos que
garantem a grandeza do leonismo.
Ato n.º 13:
O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que algum
Companheiro ou Companheira faça a “Oração
pelo Brasil”.
Comentário:
É uma conclamação cívica de amor ao estudo e ao trabalho e da
grandeza da nossa Pátria, que deve ser repetida com fervor pelos participantes
da assembleia.
Ato n.º 14:
O Presidente ou a Presidente bate o sino, agradece a participação da
sua Diretoria e dos demais participantes nos trabalhos da assembleia, marca a
data e horário da próxima reunião, solicita uma salva de palmas ao Pavilhão
Nacional e dá por encerrado os trabalhos.
Comentário:
O agradecimento é uma forma elegante do Presidente ou da Presidente
encerrar a assembleia. Deve agradecer
todos aqueles que tiveram funções durante a reunião, quem fez a Invocação a
Deus, o Secretário, o Tesoureiro, o Diretor Social, o Diretor de Associados, os
demais Diretores que participaram, quem fez a instrução leonística, quem fez a
Oração pelo Brasil e todos aqueles que tiveram participação ativa durante a
jaula aberta. A confirmação da data da
próxima assembleia também é indispensável. Para os que estiveram ausente, o
Presidente ou a Presidente recomenda ao Secretário ou à Secretária para que os
comuniquem pessoalmente.
Um
fraterno abraço leonístico a todas e a todos.
(*) Associado do Lions
Clube de Ribeirão Preto-Jardim Paulista (LC-6)
Ex-Governador
1997-1998 do Distrito L-17 (atual LC-6)
Membro
da AGDL-Associação dos Governadores dos Distritos Múltiplos “L” Brasil
Confrade
do APLIONS-Apaixonados por Lions
E-mail: andriani.ada@gmail.com
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